Personvernerklæring Storebrand Real Estate

Hvorfor samler vi inn personopplysninger og hva slags informasjon samler vi inn?

Vi samler inn og bruker dine personopplysninger til ulike formål avhengig av hvem du er og hvordan vi kommer i kontakt med deg. Vi samler inn følgende personopplysninger til formålene angitt her:

Kontraktsinngåelse, daglig drift og løpende oppfølgning med leverandører og leietakere

I forbindelse med inngåelse og administrasjon av kontrakter med leietakere og leverandører behandler vi personopplysninger om ansatte, kontaktpersoner hos leietakere og leverandører for kommunikasjon, fakturering og drift av systemer. Personopplysningene som samles inn er: navn, kontaktopplysninger, firmatilhørighet, kopi av legitimasjon. Det rettslige grunnlaget for behandlingen er oppfyllelse av avtale med den registrerte og berettiget interesse i å kommunisere med våre kontraktsparters kontaktpersoner og utføre oppdrag for våre kunder. Lagring og sletting følger de til enhver tid gjeldende lover.

Etterlevelse av regulatoriske krav – anti-hvitvasking og antikorrupsjon

For å sikre overholdelse av norske og internasjonale regler om bekjempelse av hvitvasking av penger og korrupsjon kan vi utføre undersøkelser av eksterne tredjeparter som vi gjør forretninger med. Personopplysningene som behandles er for eksempel kontaktinformasjon, stilling, verv, eierskap og forretningsinteresser, samt resultatet fra våre undersøkelser. Behandlingsgrunnlaget for dette kan både være oppfyllelse av en rettslig forpliktelse og Storebrands berettigede interesse i å forebygge, avdekke, oppklare og håndtere bedragerier og andre straffbare handlinger mot et av selskapene våre.

Adgangskontroll til våre eiendommer

Ansatte hos leietakere og andre som arbeider i eller besøker byggene blir opprettet i adgangskontrollen for å få verifisert tilgang til byggene. Personopplysningene som behandles er navn og kontaktinformasjon, firmatilhørighet, adgangsnivå og PIN kode, passbilde, passeringslogg og bilder. Informasjonen behandles for å opprette adgangskort til personer som trenger det for å ha tilgang til våre eiendommer, for at vi skal ha oversikt over hvem som befinner seg på eiendommen, for at ikke uvedkommende skal ha adgang og av hensyn til sikkerheten både for eiendommer og menneskene som befinner seg der. Det rettslige grunnlaget for behandlingen er vår berettigede interesse i å sikre at kun ansatte og andre berettigede får tilgang til avlåste områder, å vite hvem som befinner seg i våre lokaler av sikkerhetsmessige grunner, forebygge og avdekke straffbare handlinger og sikring av våre bygg og verdier. Personopplysningene lagres i databasen for adgangskontrollsystemet så lenge kortet er aktivt. Ved innlevering av kortet slettes personopplysningene etter 30 dager. Lagringstiden for passeringer er 30 dager. Utlevering til tredjeparter skjer kun ved dokumentert rettslig forpliktelse eller samtykke fra den registrerte. Det samme gjelder for utlevering til leietaker/arbeidsgiver for den ansatte.

Kameraovervåkning av våre eiendommer

Det er iverksatt kameraovervåkning på spesielt utsatte områder for å forebygge og avdekke straffbare handlinger samt ivaretakelse av eiendom og sikkerhet til de som ferdes på eiendommen. I den forbindelse behandles det videobilder av personer/kjøretøy som har beveget seg i kamerovervåkede soner. Det rettslige grunnlaget for behandlingen er vår berettigede interesse i å forebygge og forhindre straffbare handlinger på våre eiendommer og ivareta sikkerheten til de som ferdes på området. Det informeres tydelig om at overvåkning skjer på eiendommene hvor dette er installert. Videomaterialet vil slettes automatisk etter 7 dager. Rekreasjonsområder (pauserom, kaffebarer) og toaletter er ikke kameraovervåket. Utlevering til tredjeparter skjer kun ved dokumentert rettslig forpliktelse eller samtykke fra den registrerte. Det samme gjelder for utlevering til leietaker/arbeidsgiver for den ansatte.

Besøksregistrering til våre eiendommer

Vi registrerer besøkende til våre eiendommer for å varsle den som får besøk og for å sikre at besøkende til byggene våre fremgår av evakueringslister for det tilfelle det skulle skje en ulykke i bygget. Personopplysningene som behandles er navn, kontaktinformasjon, firmatilhørighet og navn på ansatt eller person med tilgang. Det rettslige grunnlaget for behandlingen er vår berettigede interesse i å administrere og sikre tilgang for besøkende til våre eiendommer og ivareta sikkerheten til de som ferdes på området. Utlevering til tredjeparter skjer kun ved dokumentert rettslig forpliktelse eller samtykke fra den registrerte. Lagring og sletting følger de til enhver tid gjeldende lover.

Besvare henvendelser som kommer inn til oss

For å motta og besvare henvendelser til Storebrand Real Estate, for eksempel via nettsidene våre. Dette kan innebære behandling av personopplysninger som navn, telefonnummer, e-postadresse og andre personopplysninger som måtte følge av henvendelsen. Behandlingen av personopplysninger skjer på grunnlag av en interesseavveining. Vi har vurdert det slik at dette ofte er nødvendig for å hjelpe deg med det du lurer på.

Kameraovervåkning i parkeringsannlegg

Eiendommer med egne parkeringsanlegg har i kameraovervåkning som foretas av parkeringsoperatør som Storebrand Real Estate har avtale med. Parkeringsaktøren er behandlingsansvarlig for denne kameraovervåkningen. Henvendelser i den forbindelse bes rettet til aktuell parkeringsleverandør. 

Lagringstid

Vi anonymiserer data som brukes til statistikk og analyse når det er mulig. Hvis statistikken eller analysen ikke kan gjennomføres på anonymiserte data, tilstreber vi å benytte pseudonymisering for å ivareta personvernet ditt.