– Vi sparer én til to arbeidsdager hver måned med a-meldingen

– Vi er kjempefornøyde, sier Ellen Ekenes Dreng, seniorrådgiver HR i Skagerak Energi.

Siden juni har kraftselskapet benyttet seg av a-meldingen i Storebrand til å oppdatere de ansattes pensjonsgrunnlag, og ifølge Ekenes Dreng har det gått som en drøm.

– Jeg er overrasket over hvor lett det har gått, sier hun.

Skagerak Energi er et konsern med 750 ansatte, fordelt på åtte selskaper. Fra å bruke to fulle dager hver måned på å oppdatere informasjon og sende inn riktige opplysninger manuelt i portalen til Storebrand, er jobben nå gjort på rundt én time med automatisk oppdatering via a-melding.

– Siden vi også har en lukket pensjonsordning i egen pensjonskasse, var vi spente på hvordan det skulle bli. Det var imidlertid bare en liten engangsjobb å skille ut disse, og det har ikke vært noe problem å håndtere to forskjellige pensjonsordninger, forteller hun.

Skagerak Energi spurte selv Storebrand om de som konsern kunne få bruke a-melding til å oppdatere pensjonsgrunnlaget. Derfor synes hun det er ekstra stas at de ble det første konsernet som benyttet seg av løsningen.

– Å vedlikeholde og fylle inn disse opplysningene manuelt er en stor jobb, og det er lett å gjøre feil. Nå bruker vi mye mindre tid, og kvaliteten er langt bedre, oppsummerer Ekenes Dreng.

ENKELT OG EFFEKTIVT: Med a-meldingen får de ansatte i Skagerak Energi effektiv og riktig administrasjon av pensjonsordningen. Foto: Skagerak Energi

Tett dialog med Storebrand

For å komme i gang med a-meldingen fikk Skagerak Energi en liste fra Storebrand med hva som måtte gjøres for å tilpasse det som skulle inn av opplysninger. Blant annet endringer i enkelte lønns- og trekkarter.

Lønnsavdelingen og HR har samarbeidet tett for å legge inn riktig informasjon i  Bedriftsportalen i forkant. Hele veien har de fått hjelp fra Storebrand.

– Vi hadde tre-fire arbeidsmøter med Storebrand, og vi har hele tiden hatt tett dialog. Når vi har støtt på noen utfordringer har vi bare sendt en e-post til kontaktpersonen vår, og i løpet av en time har vi vært i mål.

Ekenes Dreng, som selv jobber i HR, understreker betydningen av å involvere lønnsavdelingen tidlig i prosessen.

– Det har vært så viktig for oss. Nå er det bare noen få som trenger å logge seg inn i Bedriftsportalen. Tidligere var det HR som gjorde det, nå er det Lønn som oppdaterer opplysninger om de ansatte, forteller hun.

– Viktig at det blir riktig

Som konsern hadde Skagerak Energi mulighet til å teste ut den nye løsningen i de mindre selskapene først, før de store ble innlemmet.

– Vi leste korrektur på alt i starten. Nå er vi så drevne at når måneden er omme, går vi inn i portalen og sjekker om inn- og utmeldingene er riktige, og så er trygge på at de øvrige opplysningene er korrekte.

I tillegg til tidsbesparelsen, kjenner Ekenes Dreng på tryggheten og vissheten om at alle får riktig pensjonssparing, spesielt sommervikarer og studenter.

– Det kan være lett å glemme studenter som bare jobber noen timer i uka, og at vi bare hadde lagt inn en pensjonsprosent. Nå blir det helt riktig, og det er viktig. Tenk hvor mye hver krone har å si for studentene når de etter hvert får utbetalt pensjon!