Egenmelding – dette må du vite som leder

Som leder har du verken krav på legeerklæring eller informasjon om diagnosen. Likevel har du klare verktøy og rammer å forholde deg til.

– Egenmelding er et tillitsbasert system, ment å redusere belastningen på fastleger ved kortvarig sykdom, sier Tove Selnes, konserndirektør for People, Brand and Communication i Storebrand.

Hvor lenge varer retten til egenmelding?

Hovedregelen er at egenmelding kan brukes opptil tre kalenderdager om gangen. Men det er store forskjeller mellom bedrifter, og du bør undersøke hvilke regler som gjelder hos dere.

– Mange virksomheter har videreført ordningen fra det som før het IA-avtalen. Der kan ansatte bruke egenmelding i opptil åtte kalenderdager av gangen, og totalt 24 dager i løpet av en 12-måneders periode, sier Selnes.

Hyppige egenmeldinger kan være et tegn på større utfordringer, mener HR-sjef Tove Selnes. Foto: Storebrand

Dette skaper ofte forvirring

Det er tre områder der ledere særlig er usikre:

Nyansatte: En ansatt må ha vært i jobb i minst to måneder før de kan bruke egenmelding. Før dette kan du kreve sykmelding fra dag én.

Syk i helgen: Egenmeldingsdager regnes i kalenderdager, ikke arbeidsdager. Er en ansatt syk fredag og fortsatt syk mandag, teller lørdag og søndag med. Mandagen blir da fraværets fjerde dag. I en bedrift med tredagersregel må den ansatte levere sykmelding fra lege for mandagen.

Syk i ferien: En ansatt kan ikke bruke egenmelding for å få tilbake feriedager. Ved sykdom i ferien kreves legeerklæring fra første dag for at feriedagene skal kunne utsettes. Gradert sykmelding i ferien gir heller ikke rett til å få tilbake feriedager.

Hva skjer når kvoten er brukt opp?

Som hovedregel kan en ansatt bruke egenmelding fire ganger i løpet av en 12-måneders periode. Retten til egenmelding følger med andre ord ikke kalenderåret.

Har den ansatte brukt opp kvoten sin, har du som arbeidsgiver rett til å kreve legeerklæring for ethvert fravær fremover.

Dersom du mistenker at ordningen misbrukes, gir loven deg også mulighet til å inndra retten til egenmelding, men dette krever at den ansatte først får uttale seg.

Hyppig fravær kan være en varsellampe

Før du konkluderer med misbruk, er det verdt å stille et annet spørsmål: Kan de hyppige fraværene være et tegn på noe annet?

Korttidsfravær som gjentar seg er ofte et tidlig signal om større utfordringer, enten hjemme eller på jobb. Ser du et mønster – for eksempel i tilknytning til helger eller etter krevende perioder på jobb?

– Tematikken må tas opp på en god og tillitsfull måte, enten du tar det opp på individ- eller teamnivå. Det kan gi viktig innsikt i forhold på arbeidsplassen, som arbeidsbelastning eller konflikter, sier Selnes.

Hun understreker at det er viktig å balansere kontroll og omsorg.

– Statistikk kan gi nyttig informasjon, men det er viktig å ikke gå for langt i å «grave» i det private livet til den ansatte.

Hyppige egenmeldinger kan gi viktig innsikt i forhold på arbeidsplassen, mener Tove Selnes. Illustrasjonsfoto

Når du merker at noe ikke stemmer

Hyppig fravær handler sjelden bare om regler. Noen ganger handler det om ting som skjer i livet, og som gjør det vanskelig å stå i jobb over tid.

Hvis du som leder er usikker på hva som ligger bak, trenger du ikke løse det alene. Det viktigste er at du tar kontakt tidlig og viser at du ser den ansatte.

Et godt tidspunkt å informere om Storebrand VEL er nettopp her – når du begynner å se et mønster, men ikke vet hva det handler om.

Storebrand VEL er en forebyggende tjeneste som gir ansatte tidlig støtte når hverdagen blir krevende. Den ansatte tar kontakt selv, samtalen er konfidensiell, og du som arbeidsgiver får ikke innsyn i hva saken gjelder.

Her kan du lese mer om Storebrand VEL.